RECRUIT昼の仕事に移る相談を聞いていると、面接より手前で止まっている人と、面接より後ろで止まっている人がいます。後ろで止まるほうは、あまり語られません。内定が出たあとの、書類のところです。
求人票には「必要書類は入社時にご案内します」としか書かれていないことが多く、何を出すのかは入ってみないと分かりません。そこで、年金手帳がない、源泉徴収票がない、身元保証人を頼める人がいない、といった壁に初めて気づきます。
この記事では、よく求められる書類と、手元にないときにどこから手をつけるかを並べます。制度の可否は会社や状況で変わるため断定はしませんが、行き先だけははっきりさせます。
- 入社時の提出物は会社ごとに違い、募集要項には書かれないことが多い
- 手元にない書類は、たいてい再発行や代わりの確認方法がある
- 身元保証人は全社共通の義務ではない。必要かどうかは応募前に聞いていい
- 先に聞くことは失礼ではなく、段取りの良さとして受け取られる
つまずくのは選考ではなく、手続きのほう
「面接は通ったのに、書類が用意できなくて辞退した」。これは珍しい話ではありません。しかも、辞退の理由を正直に言えないまま消えてしまうことが多いので、会社側にも見えていません。
書類でつまずく理由は、本人の落ち度ではないことがほとんどです。前の職場が雇用の形ではなかった、在籍していた記録が残っていない、実家と距離がある。どれも、まじめに働いてきたかどうかとは関係がありません。
先に知っておけば、ほとんどは越えられます。越えられない場合でも、選考の前に分かっていれば、別の選択肢を探す時間が残ります。
よく求められる書類と、手元にないときの入り口
会社によって違いますが、よく挙がるものを並べます。
- 雇用契約書や労働条件通知書（会社から渡されるもの）
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）
- マイナンバーの分かるもの
- 基礎年金番号の分かるもの（年金手帳、基礎年金番号通知書、ねんきん定期便など）
- 雇用保険被保険者証（前の職場が雇用の形だった場合）
- その年の源泉徴収票（同じ年に別の勤務先で給与を受けていた場合）
- 給与の振込先口座の情報
- 健康診断書（求められる場合がある）
- 身元保証書（求められる場合がある）
手元にないときの入り口は、おおむね次のようになります。基礎年金番号が分からないときは年金事務所、雇用保険被保険者証はハローワーク、源泉徴収票は前の勤務先、それが難しい場合は税務署に相談する道があります。マイナンバーは住民票のある市区町村の窓口です。
ただし、再発行の可否や必要なものは状況によって変わります。窓口で「前の勤務先とやり取りがしづらい」と正直に伝えて構いません。そういう相談を受けるための窓口です。
源泉徴収票については別の記事で詳しく書いているので、そちらもあわせて読んでください。
履歴書なしで、まず話を聞かせてください。
メンズ眉毛サロン Winsome は、夜職のご経験がある方のご相談を歓迎しています。
応募を決めていなくても、条件の相談や店舗見学だけで構いません。相談は応募扱いになりません。
身元保証人を頼める人がいないとき
身元保証書は、入社する人に何かあったときに備えて、家族や親族に署名をもらう書類です。頼める相手がいない、家族と距離がある、という理由でここが壁になることがあります。
まず知っておいてほしいのは、身元保証書はすべての会社に義務づけられているものではない、ということです。求める会社もあれば、求めない会社もあります。運用の違いです。
求められた場合でも、条件は会社によって違います。親族に限る会社もあれば、成人していれば親族以外でも受け付ける会社もあります。一人で足りる場合も、二人を求める場合もあります。
頼める人がいないとき、できることは三つです。ひとつは、応募の段階で必要かどうかを聞くこと。ふたつめは、必要な場合に親族以外でも可かを聞くこと。みっつめは、事情を伝えて代わりの方法があるかを相談することです。
言いにくいと感じるかもしれませんが、聞かれた側にとっては答えるだけの質問です。入社直前に発覚して辞退になるより、お互いにとってずっといい。
身元保証人とは何か
身元保証人は、入社する本人の身元や人柄を第三者として請け合う人です。多くの場合、会社が用意した「身元保証書」に署名と押印をする形をとります。書類によっては、本人が会社に損害を与えたときの責任を一緒に負う約束が含まれます。
会社がこれを求める理由はひとつではありません。本人の確認、いざというときの連絡先、責任の所在をはっきりさせること。実際には「何かあったときに連絡がつく人がいるか」を知りたい、という意味合いを含めて運用している会社もあります。
保証の範囲や期間は、署名する書類そのものに書かれています。頼まれる側にとっても大切な内容なので、お願いするときは書類を見せて、何を約束するものかを一緒に確かめてください。
誰に頼むのが一般的か
よく見られるのは、親や兄弟姉妹など、生計を別にしている親族です。そのうえで、成人していること、自分の収入があることを条件にする会社があります。
親族以外でもよいかは会社しだいです。友人、前の職場でお世話になった人、長く付き合いのある知人を認める会社もあれば、親族に限る会社もあります。人数も、一人の場合と二人の場合があります。
だからこそ、頼む相手を探すより先に、会社の条件を聞くほうが早い。条件が分からないまま周りに頭を下げて回ると、あとで「その方では受け付けられません」と言われて二度手間になります。
夜のお仕事をしていた期間に、家族と距離ができている人もいます。それは珍しいことではなく、働き方の良し悪しとも関係がありません。関係を無理に戻してまで署名をもらう必要があるかどうかは、会社に聞いてから考えれば十分です。
頼める人がいないときの、会社への伝え方
保証人がいないことより、黙っていることのほうが信用を削ります。言い出せないまま提出期限が来て、連絡が途切れる。会社から見ると、これがいちばん判断に困る形です。
事情を細かく話す必要はありません。「頼める人がいない」という事実と、「どうすればよいか相談したい」という意思。この二つが伝われば足ります。そのまま使える形を置いておきます。
- 応募・面接の段階で：「入社時に身元保証書は必要でしょうか。家族と離れて暮らしており、親族にお願いするのが難しい事情があります。その場合の扱いを教えていただけますか」
- 親族以外でよいか確かめるとき：「親族以外の方に保証人をお願いすることは可能でしょうか。可能な場合、条件があれば教えてください」
- 内定後に書類を渡されたとき：「身元保証書の件でご相談です。お願いできる方がおらず、提出が難しい状況です。緊急連絡先の登録など、ほかの方法で対応していただけるかご相談させてください」
相談すると、保証人の人数を減らす、緊急連絡先の登録で代える、といった形で対応してくれる会社もあります。どう扱うかは会社が決めることなので、答えを待つあいだに自分を責める必要はありません。
保証人代行サービスを使う前に
身元保証人を引き受ける民間の代行サービスは存在します。ただ、会社によっては代行サービスによる保証を受け付けていない場合があります。申し込んで費用を払ったあとで「それは受け付けていません」と言われるのが、いちばん避けたい形です。
使うかどうかを考えるのは、会社に「代行サービスの保証でもよいか」を確認してからにしてください。そのうえで利用する場合は、料金、保証の範囲と期間、解約や返金の決まりが書面で示されているかを確かめます。説明があいまいなまま契約を急がせるところは避けたほうが安全です。
なお、Winsomeの入社手続きで身元保証人が必要かどうかは、応募時・面接時に確認できます。フォームの「ご希望・ご質問」の欄に書いていただいても構いません。
応募前に聞いていいこと、その聞き方
手続きについて先に聞くのは、失礼ではありません。むしろ、入社後の段取りを想像できている人という受け取られ方をします。
聞き方は短くて構いません。「入社のときに提出する書類を、先に教えていただけますか」。これだけです。理由を説明する必要もありません。
身元保証人については、「身元保証書は必要でしょうか。必要な場合、どなたにお願いする形になりますか」と聞けば、必要性と条件の両方が一度に分かります。
もし聞いたことで態度が変わる会社があったとしたら、それはその会社の情報として受け取ってください。手続きの質問に答えたがらない職場は、入ってからも説明が少ないことが多いです。
入社書類のチェックリスト
当てはまるものにチェックを入れてください。入れた状態はこの端末のブラウザに残ります。
Winsomeの場合
当店は、最初の相談と店舗見学に履歴書が要りません。書類の話が出るのは、お互いに進めたいと決まってからです。
提出物についてご不安があれば、相談の段階で聞いてください。手元にないものがある場合も、どこに相談すればいいかを一緒に確認します。夜のお仕事の経歴や、職歴の空白を選考で不利に扱うことはありません。
フォームの「ご希望・ご質問」の欄に、気になっていることをそのまま書いていただければ、そこからお返事します。相談しただけでは応募扱いになりません。
よくある質問
身元保証人は必ず必要ですか
すべての会社に共通する決まりではなく、会社ごとの運用です。必要かどうか、必要な場合に誰へお願いする形になるかは、応募の段階で確認して構いません。聞くこと自体が選考で不利になることはありません。
年金手帳をなくしてしまいました。入社できませんか
手帳そのものがなくても、基礎年金番号が分かれば手続きが進むことが多いです。番号は基礎年金番号通知書やねんきん定期便でも確認でき、分からない場合は年金事務所で相談できます。まず勤務先に「手帳が手元にない」と伝えてください。
前の店とやり取りしたくないのですが、源泉徴収票は必要ですか
同じ年に別の勤務先で給与を受け取っていた場合に求められることがあります。連絡が難しい事情があるときは、税務署に相談する道もあります。詳しくは別記事「源泉徴収票や給与明細が手元にないとき」にまとめています。
身元保証人を頼める家族がいません。誰に頼めばいいですか
まず会社に、親族以外でもよいか、人数は何人かを確認してください。友人や前の職場でお世話になった人などを認める会社もあれば、親族に限る会社もあります。頼める人がいない場合は、その事情を伝えて、緊急連絡先の登録などほかの方法で対応できるか相談できます。
身元保証人の代行サービスを使ってもいいですか
代行サービスは存在しますが、会社によっては受け付けていない場合があります。申し込む前に、勤務先に代行サービスによる保証でもよいかを確認してください。利用する場合は、料金、保証の範囲と期間、解約や返金の決まりが書面で示されているかを確かめると安心です。